Neue Personaleinsatzplanung bei der Nordsee GmbH

Kunde: HEC

HEC konzipiert und entwickelt gemeinsam mit NORDSEE eine neue Software für die mehr als 300 Stores in Deutschland und Österreich

Bremen, Mai 2014. Bei der Personalplanung spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Dies gilt besonders für die System-Gastronomie. „Moderne Softwarelösungen müssen Browser-basiert, kompakt und einfach zu bedienen sein“, beschreibt Michael Beckmannshagen, NORDSEE IT-Leiter, die Erfolgsfaktoren für Filialanwendungen. Diese Ziele auf die digitale Personaleinsatzplanung in den Stores umzusetzen, war die Herausforderung des gemeinsamen Projekts des Bremer Softwareunternehmens HEC und der NORDSEE GmbH. Heiko Müller, Projektmanager der HEC, hat im Vorfeld mit seinem Team die Architektur der zukünftigen Anwendung sowie die dafür einzusetzenden neuen Methoden und Tools vorgeschlagen. Auf dieser Basis wurde die langjährige Entwicklungspartnerschaft beider Unternehmen mit einem wichtigen Projekt und gleichzeitig einer neuen strategischen Ausrichtung der Softwareentwicklung bei NORDSEE fortgesetzt.

Bis zur Einführung der neuen Personaleinsatzplanung hat die Nummer eins in der Fisch-Systemgastronomie eine Standardsoftware eingesetzt. Das Problem der alten Lösung: Sie war nicht „schlank“, sondern für den Filialleiter aufwendig in der Bedienung. Dazu kamen Probleme mit Antwortzeiten. Außerdem ließ sich die Software nur ungenügend in die Personalsysteme integrieren. Die Flexibilität für NORDSEE-Anpassungen war ebenso unzureichend. Genug Handlungsdruck also, um mit einer Individualentwicklung die Verbesserungspotentiale anzugehen.

Klare Ziele für das Projektvorhaben

Wie lautete die Aufgabenstellung im Vorfeld? Die individuell zugeschnittene Lösung für die NORDSEE GmbH sollte auf jeden Fall die aus der Altanwendung bekannte grafische Einsatzplanung unterstützen – verbessert durch logische Kopierfunktionen, eine unmittelbare Berechnung und Anzeige der aktuellen Arbeitszeitkonten sowie einen kompakten Abgleich der geplanten Besetzung zum errechneten Personalbedarf. Der Personalbedarf wird bei NORDSEE auf Basis einer Tagesumsatzschätzung für die zu planende Woche errechnet. Dabei werden filialindividuelle, historische Umsatzverläufe und Produktivitätsfaktoren, aber auch Wetterprognosen sowie aktuelle Geschäftseinschätzungen miteinbezogen. Weitere Prozessverbesserungen sollten mit der direkten Pflege aller Stammdaten über Schnittstellen zu den führenden Personalsystemen und mit einer Integration des Urlaubsmanagements in die neue Software umgesetzt werden. Klare Ziele ergaben sich damit auch für die neue strategische Ausrichtung in der NORDSEE Softwareentwicklung.

Zuerst hat die HEC die neue Entwicklungsumgebung inklusive eines Migrationskonzeptes erarbeitet. Für das konkrete Projekt haben die Experten eine Grafikbibliothek ausgewählt. Um die Umsetzbarkeit der speziellen Anforderungen zu prüfen, wurde für die Planungskomponenten ein dedizierter Machbarkeitsnachweis, ein sogenannter Proof of Concept, als Vorstudie durchgeführt.

Agil am Werk

Im Software-Entwicklungsprozess setzten die Verantwortlichen der HEC auf eine agile Umsetzung – eine flexible und schlanke Form der Software-Entwicklung. Dies bedeutet, dass die NORDSEE-Mitarbeiter von Projektbeginn an involviert waren. „Wir planten für das Projektteam jeweils zehn Arbeitstage dauernde Schritte mit definierten Arbeitspaketen aus dem Productbacklog der geplanten Lösung. Nach jedem Durchgang erfolgten dann die gemeinsamen Reviews. Unser Ziel war, die Projektrisiken frühzeitig zu verringern“, erklärt Beckmannshagen. Kritische Funktionalitäten wurden in einem „Durchstich“ früh zur Verfügung gestellt, um sie technisch zu testen bzw. inhaltlich mit den Fachbereichen abzustimmen. Hierzu gehören für Filialanwendungen auch immer rechtzeitige Tuning-Maßnahmen. „Wir mussten berücksichtigen, dass die organisatorischen Abläufe häufig parallel in allen 300 Filialen ablaufen. Somit erfolgten auch die Personaleinsatzplanungen gehäuft zu einer bestimmten Zeit in der Planungswoche. Kommen die Antworten schnell, dann wissen wir, dass das System in den Stores akzeptiert wird.“

Neu und individuell

Seit Oktober 2013 stellt NORDSEE die Filialen auf die neue Anwendung um. Der Schulungsaufwand hält sich in Grenzen, weil die Anwendung intuitiv bedienbar ist. Das erste Feedback der Filialleiter ist sehr positiv. Vereinfachend kommt hinzu, dass sie unter anderem alle Dienstpläne aus der alten Anwendung übernehmen können, sodass die Stores sofort ohne Initialaufwand in die neue Anwendung wechseln können. Bis zum Sommer 2014 nutzen alle mehr als 300 deutschen und österreichischen Filialen die neue Personalplanungssoftware. „Wir sind mit dem bisher Erreichten sehr zufrieden, sowohl was die Projektziele angeht als auch die Neuausrichtung der NORDSEE Softwareentwicklung“, sagt der NORDSEE IT-Leiter Beckmannshagen und kündigt an, dass „die Entwicklungspartnerschaft mit der HEC schon bald in einem neuen Projekt fortgesetzt wird“. Heiko Müller, Projektmanager der HEC, bestätigt, dass die Vorstudien für die Modernisierung der nächsten Filialanwendung laufen.

Weitere Informationen unter: www.hec.de

Downloads
Pressemitteilung: DOC/PDF

Bildmaterial:
NORDSEE-Verkauf.jpg (Quelle: NORDSEE)
NORDSEE-Verkaufssituation.jpg (Quelle: NORDSEE)


Comments are closed.